Transformación de las compras: cómo RHI Magnesita optimizó su procura en todo el mundo

RHI Magnesita opera una cadena de suministro global de refractarios que abastece a la industria siderúrgica y pesada a gran escala. A medida que el grupo aceleraba la expansión de su portafolio y la integración tras la fusión, la dirección estableció una orden clara para estandarizar la ejecución de las compras en todas las plantas y regiones, acelerar la incorporación de las entidades adquiridas y recopilar datos para respaldar los objetivos de gobernanza, circularidad y digitalización. En diciembre de 2023, la empresa adoptó Metalshub como su software central de procura de materias primas para hacer frente a la fragmentación de los datos, la inconsistencia en la toma de decisiones, la normalización de las ofertas y el equilibrio entre la gobernanza y la rapidez en todas sus operaciones globales.

RHIM opera con un modelo de procura dual: la procura central gestiona las materias primas con carácter global, mientras que los equipos regionales se encargan del procura de materias primas con un alcance más regional para las plantas individuales. Esta configuración había respaldado el negocio durante años, pero a medida que la organización crecía, el sistema usado ya no estaba diseñado para el ritmo y la complejidad de la procura global. Los sistemas previos daban lugar a datos fragmentados, lo que frenaba los ciclos de decisión y dificultaba la recuperación de la documentación.

La expansión mediante adquisiciones añadió más presión. Cada nueva entidad debía integrarse rápidamente, pero las diferencias en los procesos dificultaban la armonización. La realización de varias licitaciones en múltiples plantas y grados de productos requería un proceso más racionalizado con comparaciones estructuradas, en el que se pudieran evaluar la logística y las condiciones contractuales junto con el precio. Las comparaciones también debían normalizarse en todas las variables, con una gobernanza coherente aplicada a la amplia y distribuida base de proveedores de RHIM. Los directivos necesitaban una visión más clara y en tiempo real de la actividad de compras para garantizar que las normas de gobernanza se mantuvieran al día con el crecimiento.

Esto hizo que la transformación fuera esencial. Para recuperar la velocidad y el control, el departamento de procura necesitaba un modelo estandarizado capaz de integrar las adquisiciones a buen ritmo, restaurar la visibilidad y proporcionar un registro de auditoría para cada decisión de procura. El nuevo sistema tenía que migrar años de datos maestros sin interrupciones, equipar a los compradores y proveedores para que trabajaran de forma productiva desde el principio y dar a la organización la flexibilidad necesaria para ajustar los flujos de trabajo de forma rápida y eficiente. Y lo más importante, tenía que crear un entorno estructurado y transparente para las licitaciones y los contratos, garantizando que cada paso del proceso pudiera ser rastreado, validado, auditado y escalado con las continuas ambiciones de crecimiento de RHIM.

Cuando RHIM se propuso transformar la procura, realizó evaluaciones en vivo de varias plataformas disponibles versus su estado actual. El equipo directivo tenía claro lo que se necesitaba: un sistema creado para la procura de materias primas, que pudiera gestionar la complejidad sin sacrificar la velocidad. Metalshub se convirtió en la plataforma elegida. Su flexibilidad la convertía en una opción atractiva que podía aportar valor rápidamente, además de su diseño específico, su capacidad para configurar flujos de trabajo y su probada trayectoria en el sector de los metales y minerales. El hecho de que el equipo de Metalshub pudiera responder rápidamente a las solicitudes de cambio añadió confianza en que la plataforma evolucionaría en línea con las necesidades de RHIM.

La implantación tuvo un alcance global. Todos los equipos de compras, tanto centrales como regionales, se pusieron en marcha en la plataforma de forma gradual, con una cobertura que abarca las materias primas primarias y las categorías clave. Desde América (Estados Unidos, México, Brasil y Argentina) hasta Europa, Turquía y Asia (India y China), se incorporaron todas las plantas existentes y se creó un manual para integrar las nuevas entidades añadidas a través de adquisiciones. Esto proporcionó a RHIM un proceso único y estandarizado en toda su presencia global, lo que garantizó la armonización de la actividad de procura desde el principio.

Dentro de este modelo, varios flujos de trabajo se convirtieron en los pilares de la nueva forma de trabajar de RHIM. Las compras a nivel de grupo permitieron lanzar licitaciones en múltiples entidades bajo condiciones compartidas, mientras que las consultas multiproducto permitieron a los compradores estructurar lotes por grados y plantas, adjuntando especificaciones y requisitos de calidad directamente en el sistema. Las ofertas llegaban en un formato comparable, en el que podían normalizarse en función de incoterms, las condiciones de pago y los niveles de servicio, lo que permitía a los equipos de compras tomar decisiones sobre una base comparable. Las modificaciones de los contratos se gestionaban dentro de la misma estructura, con un control de versiones que garantizaba que cada variación quedara registrada y fuera trazable.

 

Capacidades adaptadas a los retos de RHIM

• Estandarizar las condiciones en todas las entidades con compras a nivel de grupo para eliminar las variaciones y permitir la escalabilidad.
• Escalar lotes complejos por grado y planta mediante consultas multiproducto para reducir el tiempo de licitación.
• Garantizar resultados óptimos utilizando la normalización de ofertas para mejorar la calidad de las decisiones.
• Controlar los cambios mediante modificaciones de los contratos para reforzar la preparación para las auditorías.
• Permitir una rápida incorporación con plantillas de datos maestros, flujos de trabajo de registro de proveedores y configuraciones de entidades reutilizables.

Para apoyar la adopción, el equipo de implementación de Metalshub migró los datos maestros de RHIM, estableció controles basados en roles y formó tanto a compradores como a proveedores en los nuevos flujos de trabajo, en la mayoría de los casos mediante asistencia in situ. RHIM, a su vez, estableció una cadencia de gobernanza que realizaba un seguimiento de la adopción, supervisaba los tiempos de implementación, revisaba los motivos de adjudicación y evaluaba el rendimiento de los contratos, incorporando la plataforma como columna vertebral de sus operaciones de adquisición de materias primas.

Los equipos de procura de RHIM operan ahora dentro de un único proceso estructurado en todas las regiones. Cada acción, desde la consulta hasta la adjudicación y la modificación, se registra en Metalshub, lo que proporciona un historial trazable que refuerza la auditabilidad y permite a los directivos comparar las actividades con confianza.

Resultados cuantificados hasta la fecha:

• Retorno de la inversión multiplicado por 2, con una estimación de un aumento adicional a medida que se pongan en marcha otros proyectos: la integración del ERP y la planificación de la demanda.
• Más de 400 millones de euros ejecutado en la plataforma.
• Más de 3800 licitaciones realizadas, más de 2800 contratos y más de 7000 especificaciones de productos cargadas en todas las entidades.

Estas cifras se traducen directamente en un impacto en el negocio. Al armonizar la procura global y regional, RHIM redujo el trabajo y acortó los ciclos de decisión, logrando una mejora de la eficiencia de más del 2 % en las categorías principales. El flujo de trabajo estructurado también mejoró la calidad de las decisiones: las ofertas normalizadas permitieron a los compradores evaluar el precio, el transporte, las condiciones de pago y los niveles de servicio en condiciones similares, lo que dio lugar a resultados más competitivos.

Igualmente importante es que las compras se hicieron escalables. Un manual de incorporación estándar permitió integrar más rápidamente a las empresas recién adquiridas, lo que agilizó la gestión del gasto y permitió economías de escala. Para los directivos, el valor no solo reside en el ahorro, sino también en la visibilidad y el control que proporciona la documentación coherente, las aprobaciones estructuradas y los contratos con control de versiones, todo lo cual proporciona un registro de auditoría defendible.

¿Qué impulsa el retorno de la inversión en RHIM?

• Optimización de los ciclos: menos pasos en el proceso y mayor rapidez en la adjudicación de licitaciones entre varias plantas.
• Comparación inteligente: normalización de los costes de entrega, las condiciones de pago y los niveles de servicio para mejorar las adjudicaciones.
• Escalar la incorporación: manual estándar para añadir entidades durante fusiones y adquisiciones
• Control y auditoría: las aprobaciones y modificaciones con control de versiones reducen el esfuerzo para auditorias.

RHIM ya está preparando la siguiente fase de la digitalización de sus compras. Más allá de los equipos de compras principales, se está incorporando a grupos de administración interna para acelerar el registro de proveedores y la creación de órdenes de compra, lo que reducirá aún más los pasos manuales en las operaciones diarias. La integración prevista con su sistema SAP y la incorporación de la planificación de la demanda conectarán la procura con los datos de conformidad, lo que proporcionará a las compras un vínculo directo con la previsión y el control de inventario.

Los objetivos de sostenibilidad también son una parte esencial del proceso. Los registros y especificaciones estandarizados de los proveedores permitirán a RHIM rastrear las materias primas secundarias en todas las plantas, alineando las compras diarias con los objetivos de circularidad y reducción de la huella de carbono. El conjunto de datos estructurados dará credibilidad a los informes de sostenibilidad, convirtiendo la actividad de compras en un progreso verificable en los compromisos ESG.

Además, se prevé ampliar las capacidades. La normalización de las ofertas será más configurable, lo que permitirá a RHIM reflejar los aspectos comerciales específicas de cada categoría en sus comparaciones y afinar las negociaciones estratégicas. Un análisis más completo proporcionarán una evaluación comparativa en tiempo real de los procesos, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento, mientras que los paneles de control ayudarán a los responsables a realizar un seguimiento de la adopción y cuantificar el valor capturado en toda la red global.

La dirección es integrar deliberadamente donde se mejore el control, estandarizar donde se mejore la escala y automatizar donde la repetición ralentiza la ejecución. Con Metalshub integrado como plataforma de procura de materias primas, el gasto directo se ha convertido en un elemento estratégico que apoya el crecimiento, refuerza la resiliencia y garantiza una gobernanza transparente en todas las operaciones mundiales de RHIM.