Transformando o processo de aquisição: como a RHI Magnesita simplificou o abastecimento globalmente

A RHI Magnesita opera uma cadeia de suprimentos global de refratários que atende à indústria siderúrgica e pesada em grande escala. À medida que o grupo acelerava a expansão do portfólio e a integração pós-fusão, a liderança estabeleceu uma orientação clara para padronizar a execução de compras em todas as fábricas e regiões, acelerar a integração das entidades adquiridas e capturar dados limpos para apoiar as metas de governança, circularidade e digitalização. Em dezembro de 2023, a empresa adotou a Metalshub como seu software central de compras de matérias-primas para resolver a fragmentação de dados, reduzir inconsistências na tomada de decisão, oferecer normalização e equilibrar governança e velocidade em suas operações globais.

A RHIM opera um modelo de aquisição duplo: a aquisição central gerencia matérias-primas com caráter global, enquanto as equipes regionais adquirem matérias-primas com um escopo regional para fábricas individuais. Essa configuração sustentou o negócio por anos, mas, à medida que a organização cresceu, o sistema subjacente deixou de acompanhar o ritmo e a complexidade da aquisição global de refratários. Os sistemas legados passaram a gerar dados fragmentados, o que desacelerou os ciclos de decisão e dificultou o controle da documentação.

A expansão por meio de aquisições adicionou ainda mais pressão. Cada nova entidade precisava ser integrada rapidamente, mas as diferenças nos processos dificultavam a harmonização. A realização de várias licitações em várias fábricas e classes de produtos exigia um processo mais simplificado, com comparações estruturadas, onde a logística e as condições contratuais pudessem ser avaliadas juntamente com o preço. As comparações também precisavam ser normalizadas em todas as variáveis, com uma governança consistente aplicada à grande e distribuída base de compradores da RHIM. A liderança precisava de uma visão mais clara e em tempo real das atividades de compras para garantir que os padrões de governança acompanhassem o crescimento.

Isso tornou a transformação essencial. Para restaurar a velocidade e o controle, o departamento de compras precisava de um modelo padronizado capaz de integrar as aquisições em ritmo acelerado, restaurando a visibilidade e fornecendo uma trilha de auditoria para cada decisão de sourcing. O novo sistema precisava migrar anos de dados mestres sem interrupções, capacitar compradores e fornecedores a operar de forma produtiva desde o primeiro dia e oferecer à organização a flexibilidade necessária para ajustar fluxos de trabalho de maneira rápida e eficiente. Mais do que isso, precisava criar um ambiente estruturado e transparente para licitações e contratos, garantindo que cada etapa do processo fosse rastreável, validável, auditável e escalável, em linha com as ambições de crescimento contínuo da RHIM.

Quando a RHIM decidiu transformar o processo de aquisição, ela realizou avaliações de várias plataformas disponíveis em comparação com sua configuração legada. A equipe de liderança tinha clareza sobre o que era necessário: um sistema construído para as realidades das matérias-primas, que pudesse gerenciar a complexidade sem sacrificar a velocidade.

O Metalshub emergiu como a plataforma escolhida. Sua flexibilidade o tornou uma opção atraente que poderia agregar valor rapidamente, além de seu design específico para o setor, capacidade de configurar fluxos de trabalho rapidamente e histórico comprovado no setor de metais e minerais. O fato de a equipe da Metalshub poder responder rapidamente às solicitações de mudança aumentou a confiança de que a plataforma evoluiria de acordo com as necessidades da RHIM.

A implementação foi de âmbito global. Todas as equipes de compras, tanto centrais quanto regionais, passaram a operar na plataforma de forma gradual, com cobertura abrangendo matérias-primas primárias e categorias-chave não minerais. Das Américas (EUA, México, Brasil e Argentina) à Europa, Turquia e Ásia (Índia e China), todas as fábricas existentes foram integradas e um manual foi criado para integrar novas entidades adicionadas por meio de aquisições. Isso proporcionou à RHIM um processo único e padronizado em toda a sua presença global, garantindo que as atividades de compras fossem harmonizadas desde o início.

Dentro desse modelo, vários fluxos de trabalho se tornaram os pilares da nova forma de trabalhar da RHIM. As compras em nível de grupo permitiram que licitações fossem lançadas em várias entidades sob termos compartilhados, enquanto solicitações para múltiplos produtos permitiram que os compradores estruturassem lotes entre graus e fábricas, anexando especificações e requisitos de qualidade diretamente no sistema. As ofertas chegavam em um formato comparável, onde podiam ser normalizadas em termos de economia de desembarque, condições de pagamento e níveis de serviço, dando às equipes de compra a capacidade de tomar decisões em uma base comparável. As alterações contratuais eram tratadas dentro da mesma estrutura, com o controle de versão garantindo que todas as variações fossem registradas e rastreáveis.

Recursos alinhados aos desafios da RHIM

• Padronizar os termos entre as entidades com compras em nível de grupo para eliminar variações e permitir escala
• Dimensionar lotes complexos por grau e fábrica por meio de solicitações para vários produtos ao mesmo tempo para reduzir o tempo de ciclo
• Garantir resultados ótimos usando a normalização de ofertas para melhorar a qualidade das decisões
• Controlar as alterações por meio de alterações contratuais para fortalecer a prontidão para auditoria
• Permitir a integração rápida com modelos de dados mestres, fluxos de trabalho de registro de fornecedores e configurações de entidades reutilizáveis

Para apoiar a adoção, a equipe de implementação da Metalshub migrou os dados mestres da RHIM, estabeleceu controles baseados em funções e treinou compradores e fornecedores nos novos fluxos de trabalho, na maioria das vezes por meio de suporte no local. A RHIM, por sua vez, estabeleceu uma cadência de governança que acompanhava a adoção, monitorava os tempos de ciclo, revisava as justificativas de adjudicação e avaliava o desempenho dos contratos, incorporando a plataforma como a espinha dorsal de suas operações de aquisição de matérias-primas.

As equipes de aquisição da RHIM agora operam dentro de um único processo estruturado em todas as regiões. Todas as ações, desde a consulta até a adjudicação e alteração, são registradas na Metalshub, fornecendo um registro rastreável que fortalece a auditabilidade e permite que a liderança avalie as atividades com confiança.

Principais resultados até o momento:

• ROI de 2,0x, com expectativa de aumento adicional à medida que a integração do ERP e o planejamento da demanda entram em operação
• Mais de €400 milhões em valor de aquisição executado na plataforma
• Mais de 3.800 consultas iniciadas, mais de 2.800 negócios concluídos e mais de 7.000 especificações de produtos carregadas em todas as entidades

Esses números se traduzem diretamente em impacto nos negócios. Ao harmonizar o abastecimento global e regional, a RHIM reduziu ineficiências operacionais e encurtou os ciclos de decisão, alcançando uma melhoria de eficiência de mais de 2% nas principais categorias. O fluxo de trabalho estruturado também melhorou a qualidade das decisões: as ofertas normalizadas permitiram que os compradores avaliassem preços, frete, condições de pagamento e níveis de serviço em uma base comparável, o que levou a resultados mais competitivos.

Igualmente importante, as compras se tornaram escalonáveis. Um manual padrão de integração significava que as empresas recém-adquiridas podiam ser integradas mais rapidamente, colocando os gastos sob gestão mais cedo e permitindo economias de escala. Para a liderança, o valor reside não apenas na economia, mas também na visibilidade e no controle criados por documentação consistente, aprovações estruturadas e contratos com controle de versão, todos os quais fornecem uma trilha de auditoria defensável.

O que impulsiona o ROI na RHIM?

• Simplificação os ciclos: menos etapas do processo e tempo de adjudicação mais rápido em licitações para várias fábricas
• Comparação de forma inteligente: custos normalizados, condições de pagamento e níveis de serviço para melhores adjudicações
• Escala na integração: manual padrão para adicionar entidades durante fusões e aquisições, colocando os gastos sob gestão mais rapidamente
• Controle e auditoria: aprovações e alterações controladas por versão reduzem o esforço de conformidade
• Integrar para obter vantagens: o ERP estende o valor para previsão e controle de estoque, e a captura de listas de preços existentes facilita as chamadas contra elas

A RHIM já está preparando a próxima fase da digitalização de suas compras. Além das equipes centrais de compras, grupos administrativos internos estão sendo incorporados para acelerar o registro de fornecedores e a criação de ordens de compra, reduzindo ainda mais as etapas manuais nas operações diárias. A integração planejada com o sistema SAP adicionado ao planejamento da demanda conectarão o sourcing aos dados de atendimento, dando às compras uma ligação direta com a previsão e o controle de estoque.

As metas de sustentabilidade também são uma parte essencial do processo. Registros e especificações padronizados de fornecedores permitirão que a RHIM rastreie matérias-primas secundárias em todas as fábricas, alinhando as compras diárias com os objetivos de circularidade e redução de carbono. O conjunto de dados estruturado dará credibilidade aos relatórios de sustentabilidade, transformando as atividades de compras em progresso verificável nos compromissos ESG.

Além disso, os recursos estão definidos para se expandir. A normalização das ofertas se tornará mais configurável, permitindo que a RHIM reflita alavancas comerciais específicas da categoria em suas comparações e aprimore as negociações estratégicas. Análises mais ricas fornecerão benchmarking em tempo real de tempos de ciclo, desempenho e conformidade dos fornecedores, enquanto painéis ajudarão os líderes a acompanhar a adoção e quantificar o valor capturado em toda a rede global.

A direção é integrar propositalmente onde aumenta o controle, padronizar onde melhora a escala e automatizar onde a repetição retarda a execução. Com a Metalshub incorporada como plataforma de aquisição de matérias-primas, os gastos diretos se tornaram um elemento estratégico que apoia o crescimento, fortalece a resiliência e garante uma governança transparente em todas as operações mundiais da RHIM.