RHI Magnesita optimiert weltweite Rohstoffbeschaffung mit Metalshub

RHI Magnesita betreibt eine globale Lieferkette für Feuerfestprodukte, die die Stahl- und Schwerindustrie in großem Umfang beliefert. Als die Gruppe die Erweiterung ihres Portfolios und die Integration nach der Fusion vorantrieb, gab die Unternehmensleitung einen klaren Auftrag zur Standardisierung der Beschaffungsabläufe in allen Werken und Regionen, zur Beschleunigung der Integration übernommener Unternehmen und zur Erfassung sauberer Daten zur Unterstützung der Ziele in den Bereichen Governance, Kreislaufwirtschaft und Digitalisierung. Im Dezember 2023 führte das Unternehmen Metalshub als zentrale Software für die Rohstoffbeschaffung ein, um fragmentierte Daten, inkonsistente Entscheidungsprozesse, Angebotsnormalisierung und die Balance zwischen Governance und Geschwindigkeit in seinen globalen Betrieben zu verbessern.

RHIM arbeitet mit einem dualen Beschaffungsmodell: Die zentrale Beschaffung verwaltet Rohstoffe mit globalem Charakter, während regionale Teams Rohstoffe mit eher regionalem Bezug für einzelne Werke beschaffen. Diese Struktur hatte das Unternehmen jahrelang unterstützt, aber mit dem Wachstum der Organisation war das zugrunde liegende System nicht mehr für das Tempo und die Komplexität der globalen Beschaffung von Feuerfestmaterialien ausgelegt. Veraltete Systeme führten zu fragmentierten Daten, was die Entscheidungszyklen verlangsamte und den Zugriff auf Dokumente erschwerte.

Die Expansion durch Übernahmen erhöhte den Druck zusätzlich. Jedes neue Unternehmen musste schnell integriert werden, doch Unterschiede in den Prozessen erschwerten die Harmonisierung. Die Durchführung mehrerer Ausschreibungen für mehrere Werke und Produktqualitäten erforderte einen optimierten Prozess mit strukturierten Vergleichen, bei denen neben dem Preis auch die Logistik und die Vertragsbedingungen bewertet werden konnten. Die Vergleiche mussten außerdem über alle Variablen hinweg normalisiert werden, wobei eine einheitliche Governance für die große und verteilte Käuferbasis von RHIM anzuwenden war. Die Unternehmensleitung benötigte einen klareren Echtzeit-Überblick über die Beschaffungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Governance-Standards mit dem Wachstum Schritt halten konnten.

Dies machte eine Transformation unerlässlich. Um Geschwindigkeit und Kontrolle wiederherzustellen, benötigte die Beschaffung ein standardisiertes Modell, das in der Lage war, Akquisitionen schnell zu integrieren, die Transparenz wiederherzustellen und einen nachvollziehbaren Prüfpfad für jede Beschaffungsentscheidung zu bieten. Das neue System musste jahrelange Stammdaten ohne Unterbrechungen migrieren, Einkäufer und Lieferanten von Anfang an in die Lage versetzen, produktiv zu arbeiten, und dem Unternehmen die Flexibilität geben, Arbeitsabläufe schnell und effizient anzupassen. Vor allem musste es eine strukturierte, transparente Umgebung für Ausschreibungen und Verträge schaffen, die sicherstellte, dass jeder Schritt des Prozesses nachverfolgt, validiert, geprüft und an die kontinuierlichen Wachstumsambitionen von RHIM angepasst werden konnte.

Als RHIM sich daran machte, die Beschaffung zu transformieren, führte es Live-Bewertungen mehrerer verfügbarer Plattformen im Vergleich zu seiner bisherigen Konfiguration durch. Die Führungsmannschaft hatte klare Vorstellungen davon, was benötigt wurde: ein System, das auf die Realitäten des Rohstoffmarktes zugeschnitten war und Komplexität bewältigen konnte, ohne dabei an Geschwindigkeit einzubüßen.

Metalshub erwies sich als die Plattform der Wahl. Die Flexibilität machte es zu einer attraktiven Option, die neben dem branchenspezifischen Design, der Möglichkeit zur schnellen Konfiguration von Arbeitsabläufen und der bewährten Erfolgsbilanz im Metall- und Mineraliensektor einen schnellen Mehrwert bieten konnte. Die Tatsache, dass das Metalshub-Team schnell auf Änderungswünsche reagieren konnte, stärkte das Vertrauen, dass sich die Plattform entsprechend den Anforderungen von RHIM weiterentwickeln würde.

Die Einführung erfolgte weltweit. Alle Beschaffungsteams, sowohl auf zentraler als auch auf regionaler Ebene, nahmen die Plattform schrittweise in Betrieb, wobei die Abdeckung sowohl Primärrohstoffe als auch wichtige nicht-mineralische Kategorien umfasste. Von Amerika (USA, Mexiko, Brasilien und Argentinien) über Europa und die Türkei bis hin zu Asien (Indien und China) wurden alle bestehenden Werke integriert, und es wurde ein Leitfaden erstellt, um neue Unternehmen, die durch Übernahmen hinzukamen, zu integrieren. Dadurch erhielt RHIM einen einheitlichen, standardisierten Prozess für seine gesamte globale Präsenz, der von Anfang an eine Harmonisierung der Beschaffungsaktivitäten sicherstellte.

Innerhalb dieses Modells wurden mehrere Arbeitsabläufe zu den Eckpfeilern der neuen Arbeitsweise von RHIM. Die Beschaffung auf Gruppenebene ermöglichte die Ausschreibung von Aufträgen über mehrere Unternehmen hinweg zu gemeinsamen Bedingungen, während Anfragen für mehrere Produkte es den Einkäufern ermöglichten, Chargen über verschiedene Qualitäten und Werke hinweg zu strukturieren und Spezifikationen und Qualitätsanforderungen direkt im System zu hinterlegen. Die Angebote gingen in einem vergleichbaren Format ein, sodass sie hinsichtlich der Landed Costs, Zahlungsbedingungen und Servicelevels normalisiert werden konnten, was den Beschaffungsteams die Möglichkeit gab, Entscheidungen auf einer vergleichbaren Basis zu treffen. Vertragsänderungen wurden innerhalb derselben Struktur abgewickelt, wobei die Versionskontrolle sicherstellte, dass jede Änderung aufgezeichnet und nachvollziehbar war.

 

Funktionen, die den Herausforderungen von RHIM entsprechen

• Standardisierung der Bedingungen über alle Unternehmenseinheiten hinweg durch Beschaffung auf Konzernebene, um Abweichungen zu beseitigen und Skaleneffekte zu ermöglichen
• Skalierung komplexer Chargen nach Güteklasse und Werk durch Anfragen für mehrere Produkte, um die Durchlaufzeit zu verkürzen
• Sicherung optimaler Ergebnisse durch Normalisierung der Angebote zur Verbesserung der Entscheidungsqualität
• Kontrolle von Vertragsänderungen zur Stärkung der Auditierbarkeit
• Schnelle Einarbeitung durch Stammdatenvorlagen, Workflows für die Lieferantenregistrierung und wiederverwendbare Konfigurationen von Unternehmenseinheiten

Um die Einführung zu unterstützen, migrierte das Implementierungsteam von Metalshub die Stammdaten von RHIM, richtete rollenbasierte Kontrollen ein und schulte sowohl Einkäufer als auch Lieferanten in den neuen Workflows, meist durch Vor-Ort-Support. RHIM wiederum legte einen Governance-Rhythmus fest, der die Einführung verfolgte, Zykluszeiten überwachte, Vergabegründe überprüfte und die Vertragserfüllung bewertete, wodurch die Plattform als Rückgrat der Rohstoffbeschaffungsabläufe verankert wurde.

Die Beschaffungsteams von RHIM arbeiten nun in allen Regionen nach einem einzigen strukturierten Prozess. Jede Aktion, von der Anfrage über die Vergabe bis hin zu Änderungen, wird in Metalshub erfasst und liefert so eine nachvollziehbare Aufzeichnung, die die Überprüfbarkeit stärkt und es der Unternehmensleitung ermöglicht, Aktivitäten sicher zu benchmarken.

Bisher quantifizierte Ergebnisse:

• 2,0x ROI, mit weiteren Steigerungen durch die Integration von ERP und die Einführung der Bedarfsplanung
• Über 400 Millionen Euro Beschaffungswert über die Plattform abgewickelt
• Über 3.800 Anfragen gestellt, über 2.800 Geschäfte abgeschlossen und über 7.000 Produktspezifikationen über alle Unternehmen hinweg hochgeladen

Diese Zahlen lassen sich direkt in geschäftliche Auswirkungen umsetzen. Durch die Harmonisierung der globalen und regionalen Beschaffung reduzierte RHIM vermeidbaren Arbeitsaufwand und verkürzte Entscheidungszyklen, wodurch eine Effizienzsteigerung von mehr als 2 % in allen Kernkategorien erzielt wurde. Der strukturierte Workflow verbesserte auch die Entscheidungsqualität: Dank standardisierter Angebote konnten Einkäufer Preise, Frachtkosten, Zahlungsbedingungen und Serviceleistungen auf einer vergleichbaren Basis bewerten, was zu wettbewerbsfähigeren Ergebnissen führte.

Ebenso wichtig war, dass die Beschaffung skalierbar wurde. Dank eines standardisierten Onboarding-Leitfadens konnten neu erworbene Unternehmen schneller integriert werden, wodurch die Ausgaben früher unter Kontrolle gebracht und Skaleneffekte erzielt werden konnten. Für die Unternehmensleitung liegt der Wert nicht nur in den Einsparungen, sondern auch in der Transparenz und Kontrolle, die durch konsistente Dokumentation, strukturierte Genehmigungen und versionskontrollierte Verträge geschaffen werden, die alle einen nachvollziehbaren Prüfpfad bieten.

Was treibt den ROI bei RHIM an?

• Optimierte Zyklen: weniger Prozessschritte und schnellere Vergabe bei Ausschreibungen für mehrere Werke
• Intelligente Vergleiche: Normalisierte Landed Costs, Zahlungsbedingungen und Servicelevels für bessere Vergaben
• Skalierbares Onboarding: Standard-Playbook für das Hinzufügen von Unternehmen nach M&A, wodurch Ausgaben schneller verwaltet werden können
• Kontrolle und Audit: Versionskontrollierte Genehmigungen und Änderungen reduzieren den Compliance-Aufwand
• Integration für Aufwärtspotenzial: ERP erweitert den Wert auf Prognosen und Bestandskontrolle, und die Erfassung bestehender Preislisten erleichtert die Abrufe anhand dieser Preislisten

RHIM bereitet bereits die nächste Phase der Digitalisierung seines Beschaffungswesens vor. Über die zentralen Einkaufsteams hinaus werden interne Verwaltungsgruppen einbezogen, um die Lieferantenregistrierung und die Erstellung von Bestellungen zu beschleunigen und so den manuellen Aufwand im Tagesgeschäft weiter zu reduzieren. Die geplante Integration in das SAP-System und die Hinzufügung der Bedarfsplanung werden die Beschaffung mit den Fulfillment-Daten verbinden und dem Beschaffungswesen einen direkten Zugang zu Prognosen und Bestandskontrolle ermöglichen.

Auch Nachhaltigkeitsziele sind ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses. Standardisierte Lieferantendatensätze und Spezifikationen ermöglichen es RHIM, Sekundärrohstoffe über alle Werke hinweg zu verfolgen und die tägliche Beschaffung an den Zielen der Kreislaufwirtschaft und der CO2-Reduzierung auszurichten. Der strukturierte Datensatz verleiht der Nachhaltigkeitsberichterstattung Glaubwürdigkeit und macht die Beschaffungsaktivitäten zu einem überprüfbaren Fortschritt bei den ESG-Verpflichtungen.

Darüber hinaus sollen die Funktionen erweitert werden. Die Normalisierung von Angeboten wird konfigurierbarer, sodass RHIM kategoriespezifische kommerzielle Hebel in seinen Vergleichen berücksichtigen und strategische Verhandlungen schärfen kann. Umfangreichere Analysen ermöglichen ein Echtzeit-Benchmarking von Zykluszeiten, Lieferantenleistung und Compliance, während Dashboards den Führungskräften helfen, die Akzeptanz zu verfolgen und den im globalen Netzwerk erzielten Wert zu quantifizieren.

Die Richtung ist, gezielt dort zu integrieren, wo es die Kontrolle erhöht, dort zu standardisieren, wo es die Skalierbarkeit verbessert, und dort zu automatisieren, wo Wiederholungen die Ausführung verlangsamen. Mit Metalshub als integrierter Plattform für die Rohstoffbeschaffung sind die direkten Ausgaben zu einem strategischen Element geworden, das das Wachstum unterstützt, die Widerstandsfähigkeit stärkt und eine transparente Governance in allen weltweiten Aktivitäten von RHIM gewährleistet.