Outokumpu transformiert globale Rohstoffbeschaffung mit Metalshub

Outokumpu spielt eine zentrale Rolle in der globalen Wertschöpfungskette für Edelstahl und beliefert Branchen, die ein hohes Maß an Rückverfolgbarkeit, Qualität und Nachhaltigkeit verlangen. Die Beschaffung von Rohstoffen wie Edelstahlschrott, Ferrolegierungen und Spezialmetallen ist ein wichtiger Hebel für die Kosten-, Qualitäts- und ESG-Kontrolle.

Angesichts der zunehmenden Marktvolatilität, der strengeren behördlichen Kontrollen und der Komplexität der Lieferkette startete Outokumpu eine konzernweite Initiative zur Modernisierung seiner Beschaffungsprozesse. Das Unternehmen strebte die Schaffung einer effizienteren, transparenteren und datengesteuerten Beschaffungsorganisation an, die auf alle Materialkategorien skalierbar ist.

Die Transformation wurde gemeinsam von Outokumpu und Metalshub auf der SMR-Konferenz in Istanbul vorgestellt. Dabei wurde erläutert, wie einer der weltweit führenden Edelstahlhersteller seine Source-to-Contract-Prozesse mithilfe der Beschaffungsplattform von Metalshub digitalisiert hat.

Die globale Beschaffungsorganisation von Outokumpu verwaltete eine Vielzahl von Rohstoffen und Vertragsarten über mehrere Werke und Regionen hinweg. Trotz hoch erfahrener Beschaffungsfachleute sah sich das Unternehmen mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, die in der industriellen Beschaffung häufig auftreten:

• Uneinheitliche Beschaffungsprozesse zwischen Standorten und Kategorien
• Starke Abhängigkeit von Outlook und Excel für zentrale Arbeitsabläufe
• Begrenzte Transparenz und Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus von der Beschaffung bis zum Vertragsabschluss
• Manuelle Abstimmung und Angebotsvergleich, was zu einem hohen Verwaltungsaufwand führte
• Schwierigkeiten bei der Skalierung und der Sicherstellung des Wissenstransfers

Aufgrund dieser Ineffizienzen verbrachten die Beschaffungsteams mehr Zeit mit der Verwaltung von Ausnahmen und der manuellen Berichterstellung als mit der Identifizierung von Marktchancen. Das Ziel von Outokumpu war es, einen harmonisierten, transparenten und datenzentrierten Beschaffungsprozess zu etablieren, der es den Experten ermöglicht, sich auf die Strategie und die Wertschöpfung der Lieferanten zu konzentrieren.

Outokumpu definierte seine Transformation anhand von drei Säulen: Menschen, Prozesse und Tools.

Um ein Gleichgewicht zwischen diesen zu erreichen, beschloss das Unternehmen Folgendes:

1. Experten in die Lage versetzen, sich auf wertschöpfende Aufgaben statt auf Verwaltungsarbeit zu konzentrieren.
2. Standardisierung der Arbeitsabläufe in den Bereichen Bedarfsplanung, Beschaffung und Procure-to-Pay.
3. Auswahl einer digitalen Plattform, um Systeme durchgängig zu verbinden und Governance und Überprüfbarkeit sicherzustellen.

Das Ergebnis war eine strukturierte Roadmap für eine vernetzte Beschaffungsumgebung:

• Eine einheitliche Datenschicht für Stammdaten und Berichterstattung
• Harmonisierte Prozessvorlagen für alle Beschaffungsabläufe
• Vollständige Integration zwischen der Beschaffungsplattform und SAP ERP

Outokumpu entschied sich für Metalshub als Plattform, um diese durchgängige Digitalisierung zu ermöglichen.

Outokumpu bewertete verschiedene Softwareanbieter anhand strenger Anforderungen: Fähigkeit zur Abwicklung aller Transaktionsarten (Vertragsabrufe und Spot-Ausschreibungen), Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Fähigkeit, Transparenz und Compliance zu gewährleisten.

Outokumpu lizenzierte die Metalshub-Plattform zur Digitalisierung der Beschaffungsaktivitäten und integrierte sie in sein ERP-System, wodurch eine Verbindung zwischen Planung, Beschaffung und Ausführung hergestellt wurde.

Die Implementierung begann mit der Abbildung der gesamten Abläufe:

• Ablauf Nr. 1 – Abrufe aus Langzeitverträgen: Wie Werkanfragen, Call-Offs und Lieferungen aus bestehenden Verträgen abgewickelt werden
• Ablauf Nr. 2 – Spot-Ausschreibungen: Wie Einladungen, Angebotserfassung, Normalisierung und Vergabeentscheidungen erfolgen

Christian Reuss, Account Executive bei Metalshub, stellte zwei konkrete Innovationen dieser gemeinsamen Lösung vor:

 

1. Digitale Abrufausführung im Rahmen von langfristigen Verträgen

Outokumpu verwaltet komplexe langfristige Lieferverträge für Materialien wie Molybdän, die jeweils zahlreiche Optionen umfassen: Unterschiedliche Produktformen, Herkunftsländer, Mengen, Verpackungen und Bestimmungsorte der Werke.

Metalshub bietet ein zentrales Vertragsarchiv, in dem alle diese Parameter erfasst werden. Wenn ein Werk einen Abruf initiiert, stellt das System automatisch die Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen sicher:

• Die Restmengen werden anhand der Vertragssalden überprüft.
• Der Anforderer gibt die Produktform, die Verpackung, den Lieferort und das Lieferdatum an.
• Der Lieferant erhält eine digitale Abrufbestätigung zur Bestätigung oder Anpassung.
• Nach der Bestätigung werden alle Daten an SAP übertragen, um automatisch die Bestellung zu generieren.

Dieser digitale Workflow ersetzt die manuelle Koordination und fragmentierte Tabellenkalkulationen und gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit und Kontrolle vom Vertrag bis zur Ausführung.

 

2. Automatisierte Angebotsnormalisierung und -vergleich für Spot-Ausschreibungen

Bei der Spot-Beschaffung war der Vergleich von Lieferantenangeboten traditionell einer der zeitaufwändigsten Schritte. Die Normalisierungs-Engine von Metalshub automatisiert diesen Prozess durch:

• Hervorhebung von Abweichungen von den bevorzugten Bedingungen (Incoterms, Zahlungsbedingungen, Währungen usw.)
• Umrechnung aller Angebote in einen einheitlichen Gesamtpreis (z. B. DDP zu einem Zielwerk) unter Berücksichtigung von Fracht, Versicherung, Finanzierungskosten und Währungsumrechnung
• Einen echten Vergleich von „Äpfeln mit Äpfeln” der eine direkte Vergabeentscheidung ermöglicht

Da alle Angebote in Metalshub angezeigt und normalisiert werden, profitieren Beschaffungsteams von schnelleren Entscheidungszyklen, reduziertem manuellem Aufwand und vollständigen Prüfpfaden für jede Ausschreibung.

Obwohl die Transformation noch nicht abgeschlossen ist, sind die Vorteile bereits spürbar:

• Effizienz und Fokus: Beschaffungsexperten verbringen nun deutlich weniger Zeit mit administrativen Bereinigungen, Abstimmungen oder der Verwaltung paralleler Tabellenkalkulationen. Stattdessen konzentrieren sie sich auf Marktinformationen, Lieferantenverhandlungen und strategische Entscheidungen.
• Konsistenz und Governance: Alle Beschaffungsabläufe – Vertragsabrufe und Spot-Ausschreibungen – folgen nun harmonisierten, standardisierten Prozessen. Das System gewährleistet Transparenz, Compliance und Überprüfbarkeit über den gesamten Lebenszyklus von der Beschaffung bis zum Vertragsabschluss.
• Transparenz und Berichterstattung: Durch die Einbettung einer Datenschicht und Live-Dashboards erhält die Unternehmensleitung von Outokumpu Einblick in die Beschaffungsleistung, die Einhaltung von Lieferantenvorgaben und das Verhalten in den einzelnen Kategorien. Echtzeit-Kennzahlen ersetzen die nachträgliche manuelle Berichterstattung.
• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit: Die Lösung ist nicht nur für wichtige Kategorien wie Edelstahlschrott, Molybdän oder Ferrochrom ausgelegt, sondern auch auf sekundäre und kleinere Materialklassen skalierbar. Die Architektur unterstützt Wachstum, ohne dass der manuelle Aufwand zunimmt.
• Talente und Attraktivität des Unternehmens: Durch konsistente Prozesse und gute Tools wird die Beschaffungsfunktion für neue Talente attraktiver. Julian Gatzweiler von Outukumpu formuliert es so: „Wir machen nichts anders. Wir machen es nur effizienter.“ Christian ergänzt dies aus technischer Sicht: „Wir entwickeln Software, um Experten zu unterstützen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.“

Outokumpu plant, seine Partnerschaft mit Metalshub in mehreren Bereichen zu vertiefen:

• Ausweitung der Nutzung auf alle Rohstoffkategorien
• Einbeziehung von Nachhaltigkeits- und ESG-Kriterien in Beschaffungsentscheidungen und Einbindung der Gesamtbetriebskosten oder der CO₂-Auswirkungen in die Normalisierungslogik
• Verbesserung der Analytik und der vorausschauenden Beschaffung: Warnmeldungen zu Lieferrisiken, Erkennung von Marktchancen, Szenario-Modellierung
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Governance- und Kontrollebenen mit der Möglichkeit, das Beschaffungsverhalten zu prüfen und zu steuern

Dieser Weg setzt Maßstäbe im Bereich der Beschaffung von Edelstahl und Metallen: Durch die Kombination von strukturierten Prozessen, digitalen Tools und Fachwissen wird eine skalierbare, leistungsstarke Beschaffung ermöglicht.